Tientallen (of zelfs honderden) ongelezen e-mails en de nieuwe e-mails blijven maar binnenstromen; komt dat je bekend voor? Het managen van je inbox zorgt voor overzicht en voorkomt dat je stress ervaart. Want opgeruimd staat netjes en geeft een hoop rust. De volgende D’s helpen je om je mailbox te managen:
- Deleten: start bovenaan met het verwijderen van onbelangrijke of ongewenste e-mails. Op die manier krijg je het makkelijkst weer controle over je inbox. Verder kun je in Outlook ook instellen dat de map Verwijderde items automatisch leeggemaakt wordt bij afsluiten van het programma.
- Doorsturen of delegeren: is een e-mail niet voor jou bestemd of wil je de e-mail aan iemand anders delegeren? Stuur deze dan direct door en verwijder daarna. Indien je de e-mail graag wilt opvolgen, kun je vervolgens bij Verzonden items het doorgestuurde bericht markeren met een vlag en indien gewenst er een herinnering aan toevoegen.
- Direct doen: indien de e-mail snel en makkelijk is om af te ronden, doe dit dan direct. Zodra je klaar bent, verwijder of verplaats de e-mail naar een mapje zodat je inbox leger wordt.
- To do: e-mails die je niet gelijk kunt beantwoorden of meer tijd vergen, kun je op twee manieren overzichtelijk ‘opruimen’ uit je Postvak in. Je kunt een map ‘to do’ aanmaken en de e-mails naar deze map verplaatsen. Je kunt ook berichten markeren middels een vlag en deze vervolgens in aparte mappen plaatsen (per groepen (klanten) of per onderwerp). Vervolgens kun je via de optie Zoekmappen de e-mails terugvinden die gevlagd zijn.
Bron: https://www.cls-trainingen.nl/
